fip.unesa.ac.id, 27 Mei 2024- Sistem Pengendalian Internal (SPI) merupakan elemen penting dalam memastikan bahwa setiap kegiatan di lingkungan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Surabaya (FIP UNESA) berjalan dengan efektif, efisien, dan sesuai dengan prinsip transparansi dan akuntabilitas. Penerapan SPI di FIP UNESA tidak hanya bertujuan untuk meminimalisir risiko kecurangan dan penyalahgunaan wewenang, tetapi juga untuk meningkatkan kualitas pengelolaan sumber daya, serta mendukung pencapaian tujuan akademik dan non-akademik yang telah ditetapkan oleh fakultas.
Definisi dan Tujuan SPI di FIP UNESA Sistem Pengendalian Internal di FIP UNESA diterapkan untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas operasional dan keuangan berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku, efisien, dan tidak melanggar ketentuan yang ada. Tujuan utama dari penerapan SPI di FIP UNESA adalah:
- Mencegah dan Menanggulangi Penyalahgunaan: SPI berfungsi sebagai mekanisme untuk mencegah terjadinya kecurangan, penyalahgunaan wewenang, atau penggelapan dalam proses administrasi dan keuangan fakultas.
- Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Operasional: Dengan adanya pengendalian internal yang baik, proses-proses administrasi, baik yang terkait dengan akademik maupun non-akademik, dapat berjalan lebih lancar, cepat, dan dengan kualitas yang terjaga.
- Menjamin Kepatuhan terhadap Peraturan: SPI memastikan bahwa seluruh kegiatan di FIP UNESA sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku di tingkat universitas, serta peraturan pemerintah yang relevan.
- Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas: Penerapan SPI mendukung penciptaan lingkungan yang lebih terbuka, di mana semua pihak dapat mengakses informasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Penerapan SPI di FIP UNESA: Langkah-Langkah dan Mekanisme
- Penyusunan Kebijakan dan Prosedur yang Jelas FIP UNESA telah menyusun kebijakan dan prosedur operasional yang mengatur setiap aspek pengelolaan di fakultas, mulai dari akademik, keuangan, hingga administrasi. Setiap kegiatan atau transaksi yang dilakukan di lingkungan fakultas wajib mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, sehingga dapat tercipta pengendalian yang baik. Misalnya, dalam proses pengelolaan anggaran, semua pengeluaran harus melalui prosedur yang sudah disepakati, dengan bukti dokumentasi yang jelas.
- Penerapan Sistem Informasi dan Teknologi FIP UNESA memanfaatkan teknologi untuk mendukung penerapan SPI yang lebih efektif. Beberapa langkah teknologi yang diterapkan antara lain:
- Sistem Informasi Akademik (SIA): Sistem ini memudahkan pengelolaan data mahasiswa, nilai, jadwal, dan administrasi akademik lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi, risiko kesalahan dan penyalahgunaan data dapat dikurangi.
- Sistem Pengelolaan Keuangan: Penggunaan software akuntansi yang terintegrasi membantu pengelolaan keuangan fakultas lebih transparan dan akuntabel. Setiap transaksi keuangan tercatat dengan jelas dan dapat diaudit kapan saja.
- Sistem Pengaduan Daring: FIP UNESA juga menyediakan platform pengaduan daring yang memudahkan mahasiswa, dosen, dan staf untuk melaporkan ketidakberesan atau penyalahgunaan yang terjadi di lingkungan kampus.
- Pengawasan dan Audit Internal Untuk memastikan bahwa sistem pengendalian berjalan dengan baik, FIP UNESA melakukan pengawasan secara berkelanjutan. Pengawasan ini dilakukan oleh unit pengendalian internal, yang memiliki tugas untuk memantau dan menilai semua kegiatan operasional, termasuk:
- Audit Internal: FIP UNESA melakukan audit internal secara berkala untuk memverifikasi apakah prosedur dan kebijakan yang ada sudah diterapkan dengan benar. Audit ini juga menilai efektivitas kontrol yang diterapkan dalam sistem administrasi dan keuangan.
- Tim Pengawasan Akademik: FIP UNESA juga membentuk tim pengawas akademik yang bertugas untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan akademik, seperti ujian, penilaian, dan pendaftaran mata kuliah, dilaksanakan sesuai dengan aturan yang berlaku dan bebas dari kecurangan.
- Pelatihan dan Pengembangan Kompetensi SDM Untuk mendukung implementasi SPI, FIP UNESA rutin mengadakan pelatihan bagi dosen dan staf administrasi terkait dengan:
- Pelatihan Pengelolaan Keuangan: Staf yang terlibat dalam pengelolaan keuangan diberikan pelatihan mengenai standar akuntansi dan prosedur pengelolaan anggaran yang benar.
- Pelatihan Pengendalian Internal: Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman staf tentang pentingnya penerapan kontrol internal yang efektif di setiap lini operasional.
- Pelatihan Etika dan Anti-Korupsi: Seluruh civitas akademika FIP UNESA mengikuti pelatihan mengenai etika kerja yang baik dan pencegahan korupsi, guna menciptakan budaya kerja yang profesional dan berintegritas.
- Evaluasi dan Peninjauan Berkala FIP UNESA secara berkala melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan SPI untuk memastikan bahwa semua kontrol yang diterapkan masih relevan dan efektif. Evaluasi ini dilakukan oleh tim internal yang memiliki kewenangan untuk memberikan rekomendasi perbaikan, jika diperlukan. Hasil evaluasi ini juga menjadi bahan pertimbangan untuk menyusun kebijakan baru atau memperbaiki prosedur yang ada.
Peran Mahasiswa dalam Sistem Pengendalian Internal Mahasiswa di FIP UNESA juga memiliki peran penting dalam mendukung penerapan SPI. Mereka dilibatkan dalam berbagai forum dan kegiatan yang mendorong terciptanya lingkungan akademik yang bersih dan bebas dari korupsi, seperti:
- Partisipasi dalam Pengawasan: Mahasiswa dapat terlibat dalam pengawasan jalannya pelayanan akademik dan administrasi, serta memberikan masukan atau umpan balik untuk perbaikan.
- Sistem Pengaduan Mahasiswa: Melalui platform pengaduan daring, mahasiswa dapat melaporkan segala bentuk penyalahgunaan atau ketidakberesan yang mereka temui di lingkungan kampus.
Kesimpulan Penerapan Sistem Pengendalian Internal di FIP UNESA merupakan langkah strategis untuk memastikan kualitas pelayanan yang optimal kepada mahasiswa, sekaligus menjaga integritas dan transparansi dalam setiap aspek pengelolaan fakultas. Dengan mengedepankan pengawasan yang ketat, penggunaan teknologi yang tepat, serta pelatihan berkelanjutan bagi SDM, FIP UNESA berkomitmen untuk menciptakan lingkungan akademik yang lebih profesional, akuntabel, dan bebas dari korupsi.