fip.unesa.ac.id, 12 September 2023 – Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP) Universitas Negeri Surabaya terus berkomitmen dalam meningkatkan kualitas layanan administrasi kepada civitas akademika dan alumni melalui penerapan berbagai Standar Operasional Prosedur (SOP). Salah satu SOP yang telah diimplementasikan secara konsisten adalah SOP Pelayanan Legalisir Ijazah dan Transkrip Nilai di lingkungan Fakultas Ilmu Pendidikan.
SOP Pelayanan Legalisir ini ditetapkan dengan Nomor SOP SOP/24/TLS-AKD/FIP-UNESA, yang disusun sebagai pedoman bagi seluruh pihak terkait dalam melaksanakan layanan legalisir dokumen akademik bagi alumni. SOP tersebut mulai dibuat pada 5 Maret 2023, direvisi pada 3 Juli 2023, dan mulai diberlakukan secara aktif sejak 11 September 2023 setelah disahkan oleh Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Surabaya.
Tujuan utama dari SOP ini adalah memberikan pedoman praktis dan terstandar dalam proses pelayanan legalisir ijazah dan transkrip nilai, sehingga layanan administrasi dapat berjalan secara tertib, transparan, dan memberikan kemudahan bagi alumni yang membutuhkan dokumen akademik yang telah dilegalisir untuk berbagai keperluan, seperti melanjutkan studi, melamar pekerjaan, maupun kebutuhan administrasi lainnya.
Dalam pelaksanaannya, SOP Pelayanan Legalisir mengatur alur pelayanan yang jelas dan sistematis. Proses pelayanan diawali dengan pemohon atau alumni yang mengajukan permohonan legalisir dengan membawa fotokopi ijazah atau transkrip nilai beserta dokumen asli ke bagian administrasi fakultas. Selanjutnya, tenaga kependidikan melakukan verifikasi kesesuaian antara dokumen asli dan fotokopi dokumen yang diajukan oleh pemohon.
Setelah proses verifikasi selesai dilakukan, bagian administrasi memberikan stempel legalisir pada dokumen fotokopi ijazah atau transkrip nilai yang akan dilegalisir. Dokumen tersebut kemudian diproses lebih lanjut dengan memberikan paraf oleh Wakil Dekan sebelum akhirnya ditandatangani oleh Dekan Fakultas Ilmu Pendidikan sebagai bentuk pengesahan dokumen. Setelah seluruh proses selesai, dokumen yang telah dilegalisir diserahkan kembali kepada pemohon atau alumni sebagai dokumen resmi yang dapat digunakan sesuai kebutuhan.
Dalam rangka mendukung sistem administrasi yang tertib dan terdokumentasi dengan baik, proses pelayanan legalisir di lingkungan Fakultas Ilmu Pendidikan juga didukung oleh sistem pencatatan dan pendataan dokumen secara elektronik melalui sistem E-Office dan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). Dengan adanya sistem ini, data pelayanan legalisir dapat terdokumentasi secara lebih sistematis dan memudahkan proses monitoring serta evaluasi layanan administrasi fakultas.
Berdasarkan hasil pemantauan pelaksanaan layanan administrasi di Fakultas Ilmu Pendidikan, dapat disampaikan bahwa SOP Pelayanan Legalisir telah dilaksanakan dengan baik oleh unit terkait, khususnya oleh tenaga kependidikan yang bertugas pada bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan. Proses pelayanan legalisir telah berjalan sesuai dengan tahapan prosedur yang ditetapkan dalam SOP sehingga pelayanan kepada alumni dapat dilakukan secara lebih cepat, tertib, dan terstandar.
Selain implementasi dalam praktik layanan administrasi, Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Surabaya juga telah melakukan sosialisasi SOP Pelayanan Legalisir kepada civitas akademika dan alumni. Salah satu bentuk sosialisasi yang dilakukan adalah dengan mempublikasikan dokumen SOP tersebut melalui website resmi Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Surabaya, yaitu melalui laman fip.unesa.ac.id. Melalui publikasi tersebut, seluruh civitas akademika, tenaga kependidikan, serta alumni dapat mengakses informasi mengenai prosedur pelayanan legalisir secara terbuka dan transparan.
Dengan terlaksananya SOP Pelayanan Legalisir secara konsisten, diharapkan kualitas layanan administrasi di Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Surabaya semakin meningkat dan mampu memberikan pelayanan yang profesional, efisien, serta responsif terhadap kebutuhan alumni. Implementasi SOP ini juga menjadi bagian dari upaya fakultas dalam memperkuat sistem tata kelola administrasi serta mendukung pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal di lingkungan Universitas Negeri Surabaya. Ke depan, Fakultas Ilmu Pendidikan akan terus melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan SOP yang telah ditetapkan agar seluruh prosedur layanan administrasi dapat terus ditingkatkan kualitasnya. Dengan demikian, pelayanan kepada civitas akademika dan alumni dapat terus berjalan secara optimal dan memberikan manfaat yang lebih luas bagi seluruh pemangku kepentingan.